Dans cet article, vous allez en apprendre plus sur la planification de projet.
Que ce soit pour gérer vos projets personnels ou professionnels, la planification de projet a de nombreux avantages et est aujourd’hui quasi primordial pour mener à bien votre projet.
De plus avec la standardisation du télé-travail, la planification de projet est devenu essentiel pour gérer les tâches correctement en équipe.
Dans ce post complet, vous allez apprendre les différentes étapes de la planification de projet, les différents outils qui peuvent vous faciliter la tâche et comment le mettre en place pour votre cas d’usage.
Qu’est-ce que la planification de projet ?
La planification de projet est le processus qui consiste à planifier et ordonnancer en amont toutes les tâches effectuées par les différentes parties prenantes pour mener à bien un projet.
La planification de projet peut prendre différentes formes et être plus ou moins complexe en fonction de la taille du projet.
Habituellement, les gestionnaires de projets en ligne ou non commencent par lister l’ensemble des tâches à effectuer par chacun des personnes, les différentes deadlines pour chacune des tâches, les bloqueurs potentiels/besoins et les connexions entre les différentes tâches.
Il existe différent modèles de travail aujourd’hui pour mener à bien un projet.
Certaines entreprises travaillent en mode kanban, d’autres en mode Gantt, d’autres en mode agile/sprint.
Il n’y a pas de meilleure façon, tout dépend des besoins de votre équipe.
Quoi qu’il en soit, peu importe la méthodologie de travail utilisée, la planification de projet occupe une importance centrale dans la bonne réalisation de celui-ci.
Quelle sont les étapes de la planification d’un projet ?
Bien qu’il n’existe pas noir sur blanc d’étapes prédéfinis à effectuer pour planifier un projet, de nombreuses entreprises fonctionnent de la même façon pour mener un projet à bien.
On peut souvent découper la planification de projets en 5 étapes clés.
Définir l’objectif final du projet
La première étape de planification de votre projet consiste à mettre à plat le ou les différents objectifs de celui-ci.
Que ce soit shipper une nouvelle fonctionnalités d’un produit, mener à bien votre projet de construction, un mariage ou autre, il doit être très clair en amont de l’objectif final, pour toutes les parties prenantes.
Identifier le coût et les différentes ressources
Cette étape consiste à cadrer un peu plus le projet, le budgétiser, liste les différentes ressources nécessaire pour le mener à bien.
Vous pourrez par exemple vous poser ces questions :
- Quel est mon budget maximal pour ce projet ?
- Combien de parties prenantes sont en jeu ?
- Quel est ma deadline pour la réalisation de ce projet ?
- Comment communiquer avec les différents acteurs ?
- Quelles sont les livrables à fournir ?
- Y-a-t’il des éléments bloquants potentiels ?
Ces questions ne sont qu’un échantillon pour comprendre que le projet doit être cadré et que vous devez bien préparer chaque étape de celui-ci.
Lister les tâches et leur durée et les attribuer
Cette étape est simple, vous allez maintenant découper le projet en différentes tâches/actions à réaliser.
Dans le même temps, vous allez devoir proposer un potentiel ETA (deadline) pour chaque tâche et les attribuer aux différentes parties prenantes.
Il est très important pour chacun de comprendre exactement l’impact au niveau global de chaque tâche.
Ordonnancer les tâches
Maintenant, vous allez devoir ordonnancer chacune de vos tâches, c’est à dire trier celle-ci et proposer une suite logique pour que le projet s’articule correctement.
À cette étape, veillez également à noter le lien entre chacune de vos tâches.
Il sera plus tard plus simple pour vous de mettre en relation les parties prenantes qui doivent l’être.
Créer le planning du projet
Maintenant que vos projet est cadré, découpé en différentes tâches avec ses parties prenantes, il va falloir tout mettre à plat pour une communication parfaite.
La création du planning du projet est très importante.
Elle est souvent représentée sous forme d’un diagramme de gantt, mais peut prendre une autre forme en fonction de la méthodologie utilisée en interne.
Pour créer votre planning, nous vous conseillons grandement d’utiliser un logiciel de planification de projet.
Cela vous fera gagner en clarté puisque toute votre équipe pourra y avoir accès, chacun pour suivre l’avancé du projet et les différentes parties prenantes seront relancées en cas de retard, quoi de mieux ? 🤓
Quels sont les outils de planification de projet ?
Il existe des dizaines de logiciels de planification de projet sur le marché et on peut vite se perdre, même si la plupart regroupe les mêmes fonctionnalités innovantes.
Ce type de logiciel est aujourd’hui honnêtement un must-have pour toute personne désirant lancer un nouveau projet.
Découvrons ensemble notre short-list des meilleurs logiciels de planification de projet.
Clickup
Clickup est un logiciel de planification de projet très puissant et reconnu sur la scène internationale.
En effet, cet outil vous permettra à la fois de centraliser toutes vos tâches/projets en équipe.
Parmi les fonctionnalités phares de Clickup, vous retrouverez :
- Vue kanban, calendaire, maps, gantt et bien plus
- Assignation des tâches aux membres de votre équipe
- Gestion de vos documents internes
- Gestion de votre wiki interne (knowledge center)
- Chat/thread sur les tâches pour collaborer
- Intégrations avec vos outils préférés
Pour faire simple, Clickup est un concentré de productivité en un outil all-in-one.
Si vous avez juste un besoin pour un usage personnel, Clickup propose un plan gratuit, sinon le premier plan payant est à 5$/mois/user.
Wrike
Wrike est un autre logiciel pour planifier vos projets en équipe ou bien personnellement.
Wrike base toute sa solution sur une collaboration à distance efficace via des fonctionnalités performantes comme les commentaires, le chat, les mentions, les alertes via Slack ou email.
Wrike est un condensé de productivité.
Bien sur Wrike dispose des fonctionnalités qu’il vous faut comme les différentes vues kanban, gantt, une bonne assignation des tâches, une visibilité clair sur l’ensemble de l’avancé des projets et bien plus.
En terme de prix, Wrike dispose d’un plan gratuit pour toujours puis le premier plan payant commence à 9,80$/mois/user.
Asana
Asana est un outil qui aidera sur tous les aspects de la planification de projet.
Idéal pour les équipes marketing, hyper fonctionnel pour tous les autres départements.
Asana répondra à votre besoin pour sûr.
Comme les autres outils de cette liste, Asana dispose des fonctionnalités essentielles pour gérer et planifier vos projets à distance ou en physique.
Gestion des objectifs, vue en temps réel sur l’avancé d’un projet, création de formulation et bien d’autres fonctionnalités vous aideront à gagner en visibilité et productivité.
Tout ça dans le but d’achever vos tâches le plus rapidement possible en n’omettant pas la qualité.
En terme de prix, Asana est également disponible gratuit, idéal pour vos projets perso qui ont besoin d’être cadré, le premier plan payant est à 10,99€/mois/user.
À lire également : Top 7 des meilleures alternatives à Asana gratuites et payantes
monday.com
monday.com se veut comme une plateforme de planification de projet hyper complète.
monday.com va même plus loin en fonctionnant par modules et permet d’optimiser les process de nombreux départements de votre entreprise allant du marketing au CRM en passant par les ressources humaines.
Globalement, tous les départements y trouveront leur compte dans ce puissant logiciel de gestion de projets.
En terme de fonctionnalités, tout dépend du module que vous choisissez, pour la planification nous recommandons la brique gestion de projet.
Celle-ci regroupe tout ce dont vous aurez besoin pour mener à bien vos projets en équipe avec différentes vues kanban, liste, chronologie, gestion des tâches/assignation, vue gantt pour planifier à l’avance les tâches de chacun et bien plus.
Collaborer également en live sur la plateforme, faites vos retours, approuver ou non une tâche et bien plus via monday.com
En terme de tarification, monday projects est disponible gratuitement puis vous devrez débourser 9€/mois/user.
À lire également : Top 8 meilleurs outils de planification de projet
Comment mettre en place une planification de projet ?
Comme vu précédemment, la planification de projet doit être mis en place au tout début du processus de lancement d’un projet.
En gros, dès que l’idée à été validée, nous vous recommandons de suivre les différentes étapes de planification de projet :
- Définir l’objectif final du projet
- Identifier les coûts et ressources à mobiliser
- Lister les tâches et leur durée et les attribuer
- Ordonnancer les tâches
- Créer votre planning de projet
Si vous respectez cette logique, vous aurez déjà enlevé une grande partie du flou qui peut apparaître lors d’un lancement de projet et tout le monde comprendra le rôle qu’il/elle a a joué dans la bonne réalisation de celui-ci.
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