Découvrez dans cet article, les meilleures plateformes collaborative gratuites sur le marché.
Avec l’arrivée en force du télé-travail à cause de la crise du covid-19, le marché des plateformes collaboratives a littéralement explosé.
Si vous travaillez sur des projets en équipe ou tout simplement si vous collaborez sur toutes sortes de projets, il est important de mettre en place des outils pour vous faciliter la tâche à distance, mais également si vous travaillez en présentiel.
Aujourd’hui, il existe des centaines de plateformes collaboratives, de toute sorte et il peut être difficile de s’y retrouver et de faire le bon choix pour vous et votre équipe.
Notre équipe a analysé 14 des meilleures plateformes collaboratives gratuites, selon une méthodologie simple et claire (que vous pouvez retrouver en fin d’article).
Découvrez notre guide, c’est parti !
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Logiciel 100% collaboratif - Gestion des documents/fichiers
- Gestion des tâches et rappels
Logiciel 100% collaboratif
- Calendrier et planning des tâches
- Vue simplifiée
- Visualisation claire en équipe
- Plateforme intuitive de gestion en équipe
- Partage d’agenda collaboratif
- Synchronisation avec d’autres apps
14 plateformes collaboratives gratuites
monday.com
monday.com est une des meilleures plateformes collaboratives gratuites et une des plus célèbre du marché.
C’est la première solution que notre équipe a testée, et clairement on a pas été déçu.
J’utilise personnellement cette solution depuis un moment.
En effet, monday.com permet de travailler à distance et collaborativement avec toute votre équipe.
monday.com dispose d’un work OS basé sur un système de modèles qui permet de s’adapter à tous vos cas d’usages.
L’interface de la plateforme est juste épurée et intuitive ce qui en fait un outil parfait pour les moins digitaux de votre équipe.
Sur monday.com, vous pourrez inviter tous vos collègues directement.
Parmi les fonctionnalités principales, on retrouve :
- Gestion des documents
- Tableau Kanban
- Tableau Gantt
- Tableau de bord
- Intégrations
monday.com convient aussi bien aux PMEs qu’aux grandes entreprises.
L’avantage de monday.com est la version gratuite pour toujours qui permet de tester gratuitement en illimité la plateforme jusqu’à 2 utilisateurs.
- Gestion de projet intégrée
- Gestion des tâches et rappels
- Logiciel 100% collaboratif
Découvrez la solution en cliquant sur le lien ci-dessous.
Wrike
Wrike est solution de gestion de projets en mode plateforme collaborative.
Nous avons positionné cette solution 2ème car elle dispose d’un rapport qualité prix hyper intéressant.
Nous vous invitons à tester par vous même !
En effet, cette solution de gestion de tâches et de projets permet de créer un véritable espace de travail numérique avec votre équipe et est idéal pour le travail à distance.
Ce logiciel permet d’assigner des tâches à vos collaborateurs, de voir l’avancé d’un projet en un clin d’oeil, de mieux gérer les deadlines et la répartition des tâches d’un projet.
Wrike dispose également de dizaines d’intégrations pour synchroniser vos outils préférés.
En terme de prix, Wrike est disponible en version totalement gratuite jusqu’à 5 utilisateurs pour la partie gestion de tâches, sinon vous devrez opter pour un plan payant à partir de 9,8$/mois/user.
Clickup
Clickup est une plateforme collaborative d’entreprise extrêment évolutive.
En effet, Clickup se veut être une application pour remplacer toutes vos autres apps. C’est à dire que Clickup veut répondre à tous vos besoins d’entrepreneur.
Que ce soit pour gérer les tâches, les projets, les fichiers, le time tracking et bien d’autres, Clickup peut le faire !
J’utilisais personnellement pendant longtemps Clickup via leur application pour gérer mes tâches quotidiennes, depuis j’ai switché pour monday.
Encore une fois ici, le logiciel est très intuitif et est disponible en mode SaaS ce qui est très pratique pour collaborer facilement avec vos collaborateurs.
Clickup est disponible gratuitement pour un usage personnel mais si vous souhaitez inviter votre équipe, vous devrez opter pour un plan payant à 7$/mois/user.
Teamleader
Teamleader est un logiciel de gestion de projets collaboratif très simple d’utilisation.
En plus d’être une outil de gestion de projets, Teamleader se veut être plus comme un véritable ERP, c’est à dire, un logiciel de gestion d’entreprise collaboratif complet.
Parmi les fonctionnalités principales de Teamleader, on retrouve :
- Gestion des clients (CRM)
- Gestion de projets
- Mode Kanban
- Création de devis/factures
- Mode collaboratif complet
- Recevoir des paiements
Teamleader est donc idéal si vous souhaitez un outil pour tout faire. Attention cependant, Teamleader ne dispose pas d’un chat ou d’une fonctionnalité de visio-conférence.
En terme de prix, il n’y a pas de plan gratuit et le premier plan payant est à partir de 15€/mois/user.
Teamwork
Teamwork est la plateforme collaborative pour entreprise par excellence et regroupe toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer !
En effet, Teamwork couvre aussi bien les besoins en communication (appels visio ou appels vocaux, chats) que les besoins en organisation et project management.
C’est une des seules plateformes de cette liste qui dispose d’autant de fonctionnalités.
On peut voir Teamwork un peu comme l’outil all-in-one du travail à distance.
Parmi les fonctionnalités principales de Teamwork, on retrouve :
- Gestion de projets en équipe
- Vue d’ensemble sur l’avancée des tâches
- Time tracking
- Gestion des tâches
Teamwork est disponible gratuitement jusqu’à 5 utilisateurs. Attention cependant, toutes les fonctionnalités ne sont pas débloquées. Les premiers plans payants commencent à 9€/mois/user.
Zoom
Zoom est une plateforme collaborative de visio-conférence qui n’est plus à présenter.
En efffet, Zoom a connu une énorme succès durant la crise du COVID-19 et s’est imposé comme la plateforme vidéo par excellence.
Zoom est donc idéal si vous souhaitez faire des appels vidéos avec vos collègues. Cependant, il faudra télécharger le logiciel sur votre ordinateur directement et chacun de vos collaborateurs devront le télécharger également.
Aujourd’hui, cela peut être un peu un frein car des solutions comme Teams ou Meet permettent d’effectuer une visio conférence directement depuis le navigateur.
Slack
Slack est une plateforme collaborative gratuite spécialisée dans les communications internes.
En effet, la fonctionnalité phare de Slack est son chat collaboratif qui est aujourd’hui utilisé par presque toutes les startups.
Cependant, contraitement à monday.com par exemple ou Clickup, vous ne pourrez pas gérer vos projets ou vos tâches via Slack directement (à moins d’utiliser un plugin) et cela n’est pas fait pour.
En effet, nous vous recommandons d’utiliser Slack simplement pour la partie communication écrite interne à votre entreprise.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est une plateforme collaborative de visio-conférence en ligne.
Teams est aujourd’hui une des références pour faire de la visio à distance avec votre équipe.
La vidéo est fluide et l’interface est soignée.
Si vous souhaitez faire des appels à distance avec vos collègues de moins de 60 minutes alors la version gratuite pourra vous suffire sinon vous devrez opter pour un plan payant (à partir de 3€/mois)
Airtable
Airtable peut être vu comme le Microsoft Excel nouvelle génération.
En effet, la base de Airtable est les tableaux collaboratifs.
En effet, au même titre que Excel ou Google sheets, vous pourrez créer des documents types tableaux en équipe et y collaborer facilement en mode gestion de projets ou de tâches notamment.
De plus, Airtable dispose de nombreuses vues pour développer votre productité et voir les projets autrement comme avec le mode kanban, gantt, ou la vue calendrier.
Airtable vous permettra également de mettre en place des automations simplement pour gagner un temps précieux pour votre équipe.
Au niveau du prix, Airtable est disponible gratuitement jusqu’à 5 utilisateurs puis vous devrez opter pour un plan payant à 10$/mois/user pour continuer ou si vous souhaitez débloquer toutes les fonctionnalités.
À lire aussi : Top 8 meilleures alternatives à Airtable
Talkspirit
Talkspirit est une plateforme collaborative gratuite et disponible en français.
Talkspirit permet de centraliser les tâches et projets de toute votre équipe en un outil simple.
Parmi les fonctionnalités, vous retrouverez :
- Suivi de l’avancement des projets
- Gestion kanban, gantt
- Assignation des tâches
- Gestion des rappels et échéances
- Knowledge center interne
- Portail d’accueil interne
L’outil collaboratif est donc idéal pour partager des informations avec vos employés à grande échelle.
Notion
Notion est un logiciel de type workplace, site collaboratif.
C’est à dire que Notion va permettre de gérer beaucoup d’aspects de votre entreprise, dont les informations, les connaissances, les fichiers, les gestions et tâches, et bien plus.
Notion est très connu dans le monde du no-code puisque l’outil permet même de créer des sites internets.
Via Notion, vous pourrez gérer vos projets en mode kanban, tableau, base de données et bien plus.
Vous pourrez modifier collaborativement des fichiers, ajouter des rappels, tagger des collègues et bien plus.
Notion est très complet, simple d’utilisation et vous pouvez commencer gratuitement.
À lire également : Top 15 meilleures alternatives à Notion
Zoho Project
Zoho Project est une plateforme collaborative gratuite qui offre une solution complète pour la gestion de projet et la collaboration d’équipe.
Elle se distingue par sa capacité à faciliter la planification de projets, le suivi des tâches, et la collaboration en temps réel.
Zoho Project propose une gamme de fonctionnalités utiles telles que la planification de tâches avec des diagrammes de Gantt, la gestion des documents, les forums de discussion et l’intégration avec d’autres applications Zoho.
Lors de notre utilisation, nous avons apprécié sa facilité d’utilisation et sa flexibilité, permettant aux équipes de différentes tailles et industries de gérer efficacement leurs projets.
Les plus :
- Interface utilisateur intuitive et facile à naviguer.
- Fonctionnalités robustes pour la gestion de projet et la collaboration d’équipe.
- Intégrations avec d’autres applications Zoho et services tiers.
Les moins :
- Certaines fonctionnalités avancées requièrent une souscription payante.
- La personnalisation peut être limitée en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Zoho Project est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui recherchent une solution collaborative complète pour la gestion de projet sans investissement financier important.
Basecamp
Basecamp est reconnu comme une solution collaborative incontournable pour les entreprises cherchant à centraliser leur communication et leur gestion de projet.
En tant que plateforme collaborative gratuite, Basecamp facilite l’organisation des projets, la communication d’équipe, et le partage de fichiers en un seul endroit.
Sa structure unique, qui sépare les projets en différents « camps de base », permet aux équipes de rester organisées et concentrées.
Basecamp se distingue par sa simplicité et son approche axée sur la réduction du bruit et des distractions souvent associés aux outils de gestion de projet.
Les plus :
- Interface claire et centrée sur la réduction des distractions.
- Combinaison efficace d’outils de communication et de gestion de projet.
- Idéal pour les équipes à la recherche d’une solution simple et épurée.
Les moins :
- Fonctionnalités plus basiques par rapport à d’autres plateformes collaboratives.
- Peut manquer de certaines options de personnalisation avancées.
Basecamp est parfait pour les entreprises et les équipes qui cherchent une solution collaborative épurée pour gérer leurs projets et communications internes de manière centralisée.
Confluence
Confluence est une plateforme collaborative puissante développée par Atlassian, conçue pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
En tant que plateforme collaborative gratuite, Confluence permet aux utilisateurs de créer, partager et collaborer sur des documents en temps réel, tout en centralisant les informations et les connaissances de l’entreprise.
Grâce à ses fonctionnalités riches telles que les espaces de travail, les pages dynamiques et les intégrations avec d’autres outils Atlassian, Confluence facilite la gestion de projets et la collaboration au quotidien.
Les plus :
- Interface intuitive et facile à utiliser, permettant une adoption rapide par les équipes.
- Espaces de travail personnalisables pour organiser les informations et les documents selon les besoins spécifiques des projets.
- Intégration transparente avec d’autres outils Atlassian tels que Jira et Trello, améliorant la gestion de projets et la collaboration.
Les moins :
- La version gratuite est limitée en termes de stockage et de fonctionnalités avancées.
- Peut nécessiter une courbe d’apprentissage pour maximiser l’utilisation de toutes les fonctionnalités disponibles.
Au niveau du pricing, Confluence propose un plan gratuit à vie et le premier plan payant commence à 6$/mois/user. On a trouvé le prix plutôt honnête !
Pour qui ?
Confluence est idéal pour les entreprises de toutes tailles qui cherchent une plateforme collaborative gratuite pour centraliser les informations, améliorer la communication et faciliter la gestion de projets.
Il convient particulièrement aux équipes déjà familières avec l’écosystème Atlassian, qui bénéficieront des intégrations transparentes et de l’amélioration de la collaboration entre les différents outils de gestion de projet.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative, ou plateforme de travail collaboratif, est un logiciel qui permet de se réunir en ligne pour effectuer différentes tâches de manière plus productive.
Par exemple, une plateforme collaborative peut vous permettre de passer des appels visio avec vos collègues, de faire de la gestion de projet à distance, de gérer les tâches de vos collègues ou même encore de créer du contenu à plusieurs.
Vous l’avez compris, le marché est vaste et rempli d’outils pratiques qui vous feront gagner en productivité.
Comment choisir une plateforme collaborative gratuite ?
Définir votre besoin
La première étape pour choisir la bonne plateforme collaborative est de définir clairement votre besoin en amont.
En effet, il existe des centaines de plateformes collaboratives et toutes ne servent pas le même but et n’ont pas les mêmes fonctionnalités.
C’est pourquoi, avant toute chose, ouvrez une note sur votre ordinateur et listez les fonctionnalités essentielles dont vous aurez besoin.
Par exemple : Fonctionnalité de Visio conférence, fonctionnalité de gestion de projet en mode Kanban, etc…?
Définir votre budget
Une fois votre besoin bien défini, la deuxième étape consiste à définir un budget clair à ne pas dépasser pour votre entreprise.
Comme évoqué précédemment, les solutions collaboratives sont nombreuses sur le marché et toutes ne se valent pas.
Cela peut aller du simple au triple niveau prix.
Alors renseignez-vous bien sur les budgets et les tarifs de solutions avant d’effectuer vos démarches.
Tester les solutions
À cette étape, vous aurez normalement éliminé une bonne partie des solutions et il ne vous en restera qu’une poignée.
La dernière étape consite à tester les différentes collaboratives.
En effet, la plupart des solutions proposent généralement une version d’essai ou même un plan gratuit pour toujours.
Nous vous conseillons donc de vous faire votre propre avis avant de faire votre choix définitif.
Pourquoi utiliser une plateforme collaborative ?
Booste de productivité
L’un des avantages principals d’utiliser une plateforme collaborative est le gain de productivité lorsque vous utilisez ce genre d’outil. En effet, votre équipe est mieux alignée et les tâches sont généralement mieux répartit. Tout le monde sait ce que chacun fait dans l’équipe et ce que chacun délivre.
De plus, certains logiciels et plateformes collaboratives permettent de faire du time tracking, c’est à dire que vous saurez combien de temps une tâche à mis pour être complétée. Le booste de productivité est inévitable pour les équipes à distance.
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Gain de temps
Un autre avantage à utiliser une plateforme collaborative est le gain de temps.
En effet, combien de minutes votre équipe va passer à comprendre les tâches de vos collègues, à communiquer via des meetings ou encore à comprendre le sens de leur mission.
Avec une plateforme collaborative, tous vos collaborateurs auront une vue d’ensemble claire et votre équipe gagnera un temps précieux.
Meilleure communication interne
Comme évoqué précédemment, une meilleure communication interne est inévitable lorsque vous utilisez une plateforme de travail collaboratif.
En effet, chacun voit la répartition des tâches et les tâches personnelles ont directement plus de sens dans le workflow de travail.
Les managers auront une vue d’ensemble clair également via le dashboard récap.
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Meilleur pilotage d’entreprise
Une meilleure communication = un meilleur pilotage ?
Pas forcément, mais dans notre cas précis, c’est le cas.
En effet, les managers et gérants de l’entreprise peuvent en un clin d’oeil voir l’avancée des projets en cours, les personnes qui sous performent et celles qui sur-performent.
C’est donc un excellent moyen de mieux allouer les ressources dans votre entreprise et de globalement mieux piloter celle-ci.
Les plateformes collaboratives ont donc beaucoup à vous apporter.
À vous de prendre la bonne décision et de choisir celle qui convient le mieux à votre organisation.
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Comment mettre en place une plateforme collaborative dans votre entreprise ?
La mise en place d’une telle plateforme est un gros chantier pour une entreprise.
En effet, celle-ci doit être implémentée d’une façon stricte et rigoureuse.
Pour commencer, vous allez devoir faire le choix de votre plateforme collaborative favorite.
Une fois que vous avez opter pour une solution, familiarisez-vous avec celle-ci.
Toutes les plateformes collaboratives ne se valent pas, nous l’avons bien vu précédemment, alors avant tout prenez vos marques !
Une fois chose faite, invitez vos collaborateurs sur l’outil. Cette étape est importante, plus de monde utilisent l’application, meilleure sera votre productivité globale et votre synchronisation.
L’étape suivante consiste à former vos collègues sur la plateforme. Cette étape est la plus importante du processus d’onboarding.
En effet, plus vos collaborateurs seront formés et utiliseront des fonctionnalités poussées, plus votre équipe ira de l’avant et sera engagée.
N’hésitez pas à mettre en place des formations en interne ou des webinars privés.
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Méthode de test des plateformes collaboratives
Pour vous fournir ce classement détaillé, notre équipe a testé de manière rigoureuse et systématique les logiciels collaboratifs.
Pour chaque solution, nous avons suivi le même procédé, à savoir :
- Inscription
- Analyse de l’expérience d’onboarding
- Test des différentes fonctionnalités collaboratives
- Utilisation durant 1 jour complet de travail
L’idée est de tester sur les mêmes critères les différentes solutions afin de vous fournir une analyse juste.
Nous espérons que ce classement vous aidera à faire votre choix en tout cas. 😊
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