Dans un monde du travail de plus en plus axé sur le travail d’équipe et la gestion de projet, savoir comment faire un planning d’équipe efficacement est une compétence essentielle.
Que vous soyez un chef d’équipe dans une grande entreprise, un entrepreneur indépendant, ou que vous travaillez sur un projet de groupe à l’école, un bon planning d’équipe peut faire la différence entre le succès et l’échec.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment faire un planning d’équipe étape par étape, en donnant des exemples concrets pour illustrer nos propos.
Qu’est-ce qu’un planning d’équipe ?
Un planning d’équipe est plus qu’un simple calendrier avec des dates et des échéances.
C’est un outil dynamique qui guide une équipe tout au long d’un projet ou d’un processus. Il structure le temps et aligne les personnes sur des objectifs communs.
Si l’on prend du recul.
Un planning d’équipe peut être envisagé comme une carte routière.
Il définit l’itinéraire que l’équipe doit suivre pour atteindre son objectif final.
Sur cette carte, vous trouverez différentes tâches, qui peuvent être considérées comme des « étapes » du voyage.
Chaque tâche a un responsable assigné, qui est le « conducteur » pour cette partie du voyage.
De plus, chaque tâche a un début et une fin, tout comme chaque étape d’un voyage a un point de départ et un point d’arrivée.
Par exemple, imaginez que vous soyez le directeur d’une pièce de théâtre. Vous avez une troupe d’acteurs, des techniciens, des costumiers et d’autres membres du personnel. Votre objectif est de produire une performance réussie à une certaine date.
Pour y parvenir, vous devez coordonner les répétitions, la conception des costumes, la construction du décor, la promotion de la pièce, et bien d’autres tâches.
Un planning d’équipe pour ce projet pourrait commencer par la période des auditions et de la sélection des acteurs, suivie de la phase de répétition.
Parallèlement, les costumiers pourraient commencer à travailler sur les costumes, et l’équipe technique pourrait commencer à concevoir et à construire le décor.
Plus près de la date de la représentation, vous prévoiriez du temps pour les répétitions générales et la promotion de la pièce.
Avec un planning d’équipe bien conçu, chaque membre de la troupe sait ce qu’il doit faire, quand il doit le faire, et comment son travail s’intègre dans le projet global.
En d’autres termes, un planning d’équipe aide chaque membre de l’équipe à comprendre son rôle et à voir comment il contribue à l’objectif commun.
Vous aimerez aussi : Top 13 des outils de roadmap gratuits
Que contient un planning d’équipe ?
Un planning d’équipe doit contenir plusieurs informations clés.
Tout d’abord, il doit lister les tâches à accomplir.
Par exemple, dans le cas d’un projet de développement logiciel, les tâches pourraient inclure la conception de l’interface utilisateur, le développement du code, les tests et le débogage.
Chaque tâche doit ensuite être assignée à un responsable.
Dans notre exemple, la tâche de conception de l’interface utilisateur pourrait être assignée à un designer, tandis que le développement du code serait confié à un développeur.
Le planning doit également comprendre une estimation du temps nécessaire à chaque tâche.
Pour continuer avec notre exemple, le designer pourrait estimer qu’il lui faudra une semaine pour concevoir l’interface utilisateur, tandis que le développeur pourrait prévoir deux semaines pour coder le logiciel.
Enfin, le planning doit inclure les dates clés, comme les échéances des tâches, les dates des réunions d’équipe et les délais des livrables.
Dans l’exemple du projet de développement logiciel, une date clé pourrait être la date à laquelle le logiciel doit être présenté au client.
Pourquoi un planning est-il important ?
Un planning d’équipe est crucial pour la réussite d’un projet pour plusieurs raisons.
Pour illustrer cela, prenons l’exemple d’une entreprise qui lance un nouveau produit.
Sans un planning d’équipe, l’équipe de marketing pourrait commencer à promouvoir le produit avant que l’équipe de production n’ait fini de le fabriquer.
Cela pourrait conduire à des retards, des clients mécontents et un impact négatif sur la réputation de l’entreprise.
Avec un planning d’équipe, chaque équipe sait ce qu’elle doit faire et quand elle doit le faire.
L’équipe de production sait quand elle doit avoir terminé la fabrication du produit, et l’équipe de marketing sait quand elle peut commencer à le promouvoir.
Cela permet à toutes les équipes de travailler en harmonie pour atteindre l’objectif commun de lancer le produit avec succès.
À lire aussi : Planning de travail : organiser vos tâches et celles de votre équipe
Comment créer un planning d’équipe ?
La création d’un planning d’équipe passe par plusieurs étapes.
La première étape consiste à identifier les tâches. Prenons l’exemple d’un événement caritatif. Les tâches pourraient inclure la location du lieu, l’obtention des permis nécessaires, la promotion de l’événement, la recherche de sponsors et l’organisation du jour de l’événement.
La deuxième étape est l’estimation du temps nécessaire pour chaque tâche. Pour notre événement caritatif, nous pourrions estimer qu’il nous faudra une semaine pour obtenir les permis, deux semaines pour promouvoir l’événement et une journée pour l’organiser.
La troisième étape consiste à ordonner les tâches.
Certaines tâches peuvent être effectuées en parallèle, tandis que d’autres doivent être effectuées séquentiellement.
Pour notre événement, nous pourrions commencer par obtenir les permis et rechercher des sponsors en parallèle, puis commencer la promotion une fois que les permis sont obtenus.
Nous devons ensuite intégrer les tâches dans le planning.
Pour cela, nous pourrions utiliser un outil de planification en ligne, ou simplement un calendrier et un stylo.
Nous marquerions quand chaque tâche doit commencer et se terminer, en tenant compte des dépendances entre les tâches.
Enfin, il est essentiel de communiquer le planning à l’équipe.
Cela peut se faire lors d’une réunion d’équipe, par e-mail ou en utilisant un outil de collaboration en ligne.
Chaque membre de l’équipe doit comprendre ce qu’il doit faire et quand il doit le faire.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de planning pour simplifier la tâche.
Quels sont les différents types de planning de travail d’équipe ?
Il existe plusieurs types de plannings de travail d’équipe qui peuvent être utilisés en fonction de la nature du projet, de la taille de l’équipe et des préférences de gestion.
Voici quelques-uns des types de planning les plus couramment utilisés :
- Le planning de projet : Il s’agit d’un type de planning utilisé pour gérer des projets avec des délais et des objectifs clairement définis. Il comprend une liste de toutes les tâches nécessaires pour accomplir le projet, qui est responsable de chaque tâche, et quand chaque tâche doit être réalisée.
- Le planning de rotation : Ce type de planning est généralement utilisé dans les environnements où le travail doit être effectué 24 heures sur 24 ou en dehors des heures normales de bureau, comme les hôpitaux ou les centres d’appels. Il répartit les quarts de travail entre les membres de l’équipe de manière équitable et prévisible.
- Le planning Agile : Utilisé dans le développement de logiciels et d’autres environnements de projet, le planning Agile divise le travail en petits blocs, ou « sprints », qui sont généralement de deux semaines. Chaque sprint a un objectif spécifique et l’équipe se réunit régulièrement pour revoir son travail et planifier le prochain sprint.
- Le planning de tâches : Ce type de planning est utile pour les équipes qui gèrent une variété de tâches différentes qui peuvent être accomplies indépendamment les unes des autres. Il énumère toutes les tâches à accomplir et qui est responsable de chaque tâche.
- Le planning de capacité : Utilisé dans les environnements de production et de fabrication, ce type de planning prend en compte la capacité de l’équipe ou de l’équipement à accomplir un certain volume de travail dans un certain laps de temps.
Chaque type de planning a ses avantages et peut être utilisé efficacement pour gérer différentes types d’équipes et de projets.
Le choix du type de planning dépend de la nature du travail de l’équipe, des objectifs du projet et des méthodes de travail préférées de l’équipe.
Vous aimerez aussi : Top 8 des meilleurs outils de retroplanning
Pourquoi tous les collaborateurs doivent-ils avoir accès au planning d’équipe ?
Chaque membre d’une équipe ayant accès à un planning d’équipe gagne en compréhension de sa fonction spécifique.
Il visualise comment son travail s’intègre à l’ensemble du projet. La visibilité sur les tâches à accomplir et leur calendrier permet une meilleure coordination des efforts entre collaborateurs.
En permettant à chaque individu d’accéder au planning, on stimule leur sens des responsabilités.
Les attentes en termes de rendus et de délais sont clairement définies.
Les collaborateurs peuvent ainsi livrer un travail de qualité en respectant les échéances.
Cet accès facilite également l’identification rapide de problèmes ou de retards potentiels, puisque chacun a une vue d’ensemble des tâches à effectuer.
La transparence et la confiance au sein de l’équipe sont renforcées par un accès ouvert au planning.
L’équipe de gestion montre ainsi qu’elle fait confiance à ses membres pour comprendre et gérer le projet dans son intégralité.
Cette pratique peut éviter des malentendus ou des conflits, car l’information est la même pour tous.
Enfin, l’accès au planning aide les collaborateurs dans leur organisation personnelle.
Si une semaine chargée se profile, un membre de l’équipe peut organiser son temps en conséquence ou demander de l’aide si besoin.
Si vous ne l’avez pas encore compris, la mise en place d’un planning d’équipe est primordial au bon fonctionnement de votre projet.
À lire aussi : Planning en ligne : critères de sélection & meilleurs logiciels
